1 – Entenda e defina claramente o que deve ser obtido no final do processo
Primeiro e mais importante é entender o que se espera no final do processo de submissão dos trabalhos.
Entender o formato final dos trabalhos, norteará todas as etapas do processo de submissão, avaliação e publicação.
Alguns eventos ao final do processo necessitam de uma versão do trabalho para publicação (impressa e/ou digital) contendo todas as informações do trabalho e de seus autores, formatados de acordo com normas prédefinidas.
Neste caso é importante entender se a comissão precisará também de uma versão para avaliação sem a identificação dos autores e instituições afim de evitar conflitos de interesse com os avaliadores ou se avaliará o trabalho completo.
Existem casos em que os trabalhos terão sua exibição feita apenas durante o evento, normalmente em formato de pôster (impresso ou eletrônico) e em menor proporção de forma oral.
Nesses casos normalmente os trabalhos são recebidos em formato único destinado apenas a avaliação e classificação.
Saber quais serão as formas de apresentação dos trabalhos também é de suma importância, pois em alguns casos é necessário também receber os arquivos de apresentação. Definindo-se que é necessário, é importante entender então em que momento esses arquivos serão recebidos, ou seja, se serão recebidos no primeiro envio ou se apenas no final do processo considerando-se o recebimento apenas para quem teve o trabalho aprovado.
2 – Entenda e defina como serão feitas as avaliações
Saber como a comissão pretende organizar as avaliações pode também influenciar no processo de recebimento.
O mal entendimento ou o desconhecimento da forma de avaliação que será praticada pode gerar um retrabalho grande e até invalidar os trabalhos recebidos.
Alguns pontos importantes devem ser sempre observados:
- Qual será o método de avaliação (Nota, conceito ou apenas parecer [aprovado/reprovado])?
- Os avaliadores podem sugerir a forma de apresentação ou caberá a comissão definir isso?
- Serão exibidos critérios distintos para os avaliadores ou será aplicada nota única (em caso de avaliação por nota ou conceito)?
- Os avaliadores poderão corrigir suas notas até a data final das avaliações ou uma vez aplicada a nota não pode ser alterada?
- Em caso de recebimento de diferentes tipos de trabalho (temas livres, relatos de caso, vídeos, etc) serão aplicadas as mesmas regras de avaliação para todos ou algum deve ter um formato diferenciado?
- Após a avaliação os trabalhos deverão ser reenviados? Se sim, haverá reavaliação destes trabalhos?
- Quantos avaliadores avaliarão cada trabalho? (Dica: Evite números pares)
- Os avaliadores podem avaliar qualquer trabalho ou serão divididos por áreas de conhecimento?
- Caso um ou mais dos avaliadores não avalie os trabalhos, entenda como deve proceder.
3 – Defina o cronograma
O cronograma deve ser montando previamente definindo desde a data de término dos recebimentos até a data de divulgação das formas de apresentação para os autores com trabalhos aprovados.
Datas que precisam ser definidas (e respeitadas):
- Período de submissão dos trabalhos (Sempre que possível evite que o fechamento ocorra entre sexta-feira e domingo, haja visto que historicamente a grande maioria dos trabalhos é enviada nos últimos dois dias do prazo, podendo assim correr o risco de deixar os autores sem suporte no momento de maior interação);
- Período de ajustes e limpeza de trabalhos duplicados ou incompletos;
- Período de validação e organização junto a comissão científica;
- Período de avaliação;
- Em caso de solicitação de reenvio:
- Período de recebimento dos trabalhos corrigidos;
- Período de reavaliação (caso haja);
- Período de validação e organização junto a comissão científica;
- Data de divulgação dos resultados (Aprovado/Reprovado e *Forma de apresentação);
- Período para publicação impressa e/ou digital (sempre considerando os prazos de diagramação e produção dos materiais);
*Caso no primeiro momento ainda não haja a definição das formas de apresentação é importante que a notificação enviada deixe isso claro e oriente que as informações serão passadas em breve.
4 – Estruture e configure as mensagens que serão enviadas aos participantes durante os processos
Normalmente os sistemas possuem mensagens automáticas de confirmação de envio, aprovação e reprovação dos trabalhos.
É fundamental que elas sejam revisadas e editadas de forma a passar as informações aos autores de forma clara e objetiva, evitando assim uma interação maçante e desnecessária junto aos autores.
Importante: Identificar se as mensagens automáticas de aprovação/reprovação devem ser enviadas nos primeiros momentos de interação.
5 – Organize e publique as normas para envio dos trabalhos
Serão estas normas que nortearão os autores no momento do envio dos trabalhos.
Elas podem variar de acordo com o perfil do evento e os tipos de trabalho a serem enviados.
Os tipos mais comuns em eventos científicos são:
- Temas Livres;
- Relatos de Caso;
- Vídeos;
Para cada tipo de trabalho é importante entender o que se espera receber no final do processo e a formatação que deve respeitar.
Em alguns casos usa-se padrões determinados pela ABNT em outros a própria comissão define esse padrão, então é importante entender e descrever em detalhes para que os autores possam se adequar a tais normas.
Pontos importantes à serem observados:
- Existe limitação com relação a quantidade de trabalhos enviados por autor?
- Existe limitação com relação a quantidade de caracteres ou palavras? Se sim, qual o limite e quais itens fazem parte desta contagem?
- Existe limitação com relação a quantidade de autores no trabalho?
- O autor deve ser questionado quanto a interesses comerciais?
- Serão solicitadas as instituições? Se sim, deverão ser informadas as instituições dos autores ou onde o trabalho foi realizado (ou ambas)? Existe limite?
- Será solicitado resumo estruturado, não estruturado ou trabalho completo (ou ambos)?
- Em caso de resumo poderão ser envidas imagens e gráficos?
- Os trabalhos serão vinculados a áreas técnicas? Se sim, quais são elas?
- Quais serão as formas de apresentação dos trabalhos no evento e quais ficarão disponíveis para os autores selecionarem?
- Serão recebidos arquivos auxiliares ou do trabalho completo em PDF ou outra extensão?
- Em caso de resubmissão, o que e como será reenviado?
Importante: Configure o sistema para atender as normas mais sempre tenha em mente a versão final que precisará no final do processo.
6 – Alinhe os trabalhos que serão enviados para a comissão científica
É importante fazer uma triagem nos trabalhos antes de repassá-los para a comissão científica ou para os avaliadores para evitar que trabalhos enviados em duplicidade sejam avaliados.
Importante: Evite excluir trabalhos em rascunho, pois a perda do histórico de um trabalho pode causar transtornos junto aos autores.
7 – Distribua os trabalhos aos avaliadores e acompanhe-os durante o período de avaliação
Já com as normas de avaliação definidas e validadas junto a comissão científica, distribua os trabalhos para os avaliadores seguindo as orientações.
É fundamental acompanhar a interação dos avaliadores com os trabalhos para que possíveis abstenções sejam detectadas antes do encerramento do período de avaliações.
8 – Divulgue os resultados
Após definidos os resultados das aprovações e reprovações com base nas avaliações feitas e espaços disponíveis para apresentação, divulgue a informação aos autores para que eles tenham tempo hábil de preparar seus materiais e em alguns casos solicitar fomentos.
Se no momento da divulgação das aprovações ainda não houver a definição das formas de apresentação é especifique quando essas informações serão passadas.
Se já estiverem definidas é importante que os autores sejam notificados com o maior número de detalhes possíveis, como local de apresentação, data e horário e se precisarão levar algum tipo de material/equipamento auxiliar.
Verifique se esses resultados e o conteúdo dos trabalhos devem ser divulgados no site do evento.
9 – Prepare os trabalhos para publicação* (Anais impressos ou digitais, Revistas, Periódicos, etc)
Os trabalhos de um evento normalmente são publicados de alguma forma, então é importante prepará-los de forma adequada para cada tipo de publicação.
Importante: Para terem validade esses materiais devem ser registrados com ISSN ou ISBN.